2018. január 1-jétől módosulnak az eljárások rendjére, valamint az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályok. A törvény által meghatározott ügyfelek elektronikus kapcsolattartásra kötelesek, ezért kérjük, olvassa el az elektronikus ügyintézésről szóló tájékoztatónkat (https://mokk.hu/ugyfeleknek/tajekoztato-az-elektronikus-ugyintezesrol.php) !

A Közjegyzői Levéltárban kezelt, illetve őrzött okiratokról és iratokról a levéltár vezetője illetve a levéltáros kérelemre vagy hivatalos megkeresésre hiteles vagy egyszerű másolatot, kivonatot, bizonyítványt állíthat ki, illetve engedélyezheti az iratokba való betekintést. A hiteles másolat kiadása a kérelmező akaratának megfelelően történhet papír alapon, vagy akár elektronikusan is, a levéltáros minősített elektronikus aláírásával ellátva.

A levéltár a kérelemnek vagy megkeresésnek csak abban az esetben tud eleget tenni, ha a kérelmező/megkereső az átiraton feltünteti hivatali ügyszámát vagy hivatkozási számát, továbbá a kért okirat/irat beazonosíthatósága érdekében megjelöli az okiratot/iratot készítő közjegyző nevét, az okirat/irat ügyszámát, az ügyfél vagy örökhagyó nevét, illetve ezek hiányában minden egyéb olyan információt, ami az okirattal/irattal kapcsolatban megfelelő keresési támpontot nyújthat.

A 2009. január 1. napját megelőzően iktatott hagyatéki és egyéb nemperes ügyek iratait, továbbá az 1992. január 1. napja előtt készült közjegyzői okiratokat nem a Közjegyzői Levéltár kezeli! Ezen iratok fellelhetőségére vonatkozó tájékoztató Táblázat letölthető itt.

Kérjük, hogy amennyiben a személyes ügyintézés mellett dönt, a várakozás vagy többszöri utazgatás elkerülése végett az A MOKK Közjegyzői Levéltár feladata, hatásköre és illetékessége menüpontban feltüntetett telefonszámokon előzetesen egyeztessen időpontot az illetékes területi levéltárral!

a) A közjegyzői okiratok és a letétek
A Közjegyzői Levéltárban őrzött okiratokról csak az okiratban félként szereplő személy, törvényes képviselője vagy meghatalmazottja részére adható ki hiteles vagy egyszerű másolat, illetve engedélyezhető az okiratba való betekintés.
Egyéb személy számára másolat kiadása, illetve betekintés engedélyezése csak akkor lehetséges, ha a jogosult személy hozzájárulását adta, illetve ennek hiányában a kérelmező igazolja, hogy a másolat kiadásához jogi érdeke fűződik.

Amennyiben a kérelmező nem személyesen jár el, a kérelemhez csatolni kell a kérelmező által kiállított, legalább teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt (pl. két tanú aláírásával vagy ügyvédi ellenjegyzéssel ellátott) meghatalmazást is.
A kérelemben fel kell tüntetni a másolat kiadásához való jogosultságot, és csatolni kell az azt igazoló dokumentumokat.

Végintézkedést tartalmazó közjegyzői okiratról az örökhagyó életében csak az örökhagyó részére, vagy a kifejezetten erre a célra adott, közjegyzői okiratba foglalt vagy közjegyzői névaláírás-hitelesítéssel ellátott meghatalmazásban megjelölt meghatalmazottja részére adható ki másolat.
A kihirdetett végintézkedést tartalmazó közjegyzői okiratról abban az esetben adható ki hiteles másolat, ha az ügyfél a másolat kiadásához fűződő jogi érdekét valószínűsíti (pl. öröklési per indításához).
Hagyatéki eljárásban történő kihirdetés céljából a levéltár a közokiratba foglalt végintézkedés kettő darab hiteles másolatát küldi meg az eljáró közjegyzőnek, aki a végintézkedés kihirdetését követően a hiteles másolatok közül egy példányt kihirdetési záradékkal ellátva visszaküld a levéltár részére.

A levéltárban őrzött, letétbe helyezett magánvégrendeleteket illetve egyéb okiratletéteket a levéltár nem adhatja ki közvetlenül a letétbe helyező ügyfél vagy meghatalmazottja részére. Az ilyen irányú kérelem az ügyfélhez legközelebb található bármely közjegyzőnél előterjeszthető, aki a letét megküldése iránt megkeresi a levéltárat. A levéltár a letétet a megkereső közjegyzőnek küldi meg, aki a letétet az ügyfélnek vagy meghatalmazottjának személyesen, jegyzőkönyvvel visszaadja. Ha a végrendelkezőt meghatalmazott képviseli, a meghatalmazásnak kifejezetten erre a célra adott, közjegyzői okiratba foglalt vagy közjegyzői névaláírás-hitelesítéssel ellátott meghatalmazásnak kell lennie.

A közjegyzői okiratok eredeti példánya a levéltárból kizárólag a bíróságnak és a területi kamara elnökségének adható ki. A területi kamara megkeresése alapján – kijavítás céljából – a levéltár az eredeti okiratot közvetlenül is megküldheti a készítő vagy utód közjegyzőnek, illetve a tartós helyettesnek.

b) A hagyatéki és egyéb nemperes ügyek iratai
A Közjegyzői Levéltár a közjegyzői nemperes ügyben félként szereplő személynek és képviselőjének adhat felvilágosítást, vagy teheti lehetővé az iratok megtekintését, másolatok vagy jegyzetek készítését (a továbbiakban: felvilágosítás). A nemperes eljárásban részt nem vett személy részére a levéltáros engedélyezi a felvilágosítást, ha azt a jogszabály lehetővé teszi, vagy ahhoz valamennyi érintett hozzájárult.
A Közjegyzői Levéltár a felvilágosításra való jogosultságot az ügyiratok alapján állapítja meg.
A felvilágosítást kérő személy azonosságát személyazonosító igazolvánnyal - ügyész, ügyvéd, jogtanácsos esetében ügyészi, ügyvédi, jogtanácsosi igazolvánnyal (a foglalkoztatását igazoló okirattal) - kell igazolni. Az ügyvédi irodával (ügyvéddel) munkaviszonyban álló dolgozó akkor jogosult a felvilágosításra, ha az ügyvédi iroda (ügyvéd) képviseleti jogosultsága az ügy irataiból kitűnik, és a munkaviszonyát igazolja.

c) A kérelem benyújtása és elbírálása
A kérelmet a levéltárnál vagy bármely közjegyzőnél személyesen vagy képviselő útján lehet előterjeszteni.

Ha a kérelmet a közjegyzőnél terjesztik elő, a közjegyző a kérelmet továbbítja a levéltárnak.
A levéltár és a közjegyző köteles a kérelmező vagy képviselő személyazonosságát ellenőrizni. Amennyiben a kérelmező az irat postai úton történő megküldését választja, a közjegyző a személyazonosság ellenőrzése igazolásául a MOKK által rendszeresített és a honlapján közzétett Űrlapok közül az illetékes területi levéltárra vonatkozó példányt tölti ki térítésmentesen, és azt továbbítja a Levéltár felé.
A kérelem teljesítése olyan módon is kérhető, hogy a kiállított okiratmásolatot a levéltár a közjegyzőnek küldje meg, aki gondoskodik az iratnak a kérelmező részére történő átadásáról, vagy a másolatot az ügyfél kérelmének megfelelően az előtte indult hivatalos eljárásban használja fel.

A kérelmet a levéltáros megvizsgálja, és az érintett közjegyzői okirat vagy irat tartalma, továbbá a közjegyzői titoktartásra vonatkozó rendelkezések, és a közjegyzői iratok kezeléséről szóló jogszabályok alapján 8 napon belül dönt a kérelem teljesíthetőségéről vagy elutasításáról.

A levéltáros köteles tájékoztatni a kérelmezőt a kérelme hiányosságainak pótlásához szükséges intézkedésekről és a pótlás módjáról is.

A levéltáros a kérelmet elutasítja, ha
a) a kérelem közjegyzői okiratra vonatkozik, és a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény 151-152. §-ai alapján a kérelmező részére az okiratról hiteles másolat nem adható ki,
b) a kérelem közjegyzői nemperes iratra vonatkozik, és az ügyben a kérelmező vagy képviselője nem rendelkezik a külön jogszabályban meghatározott irat-betekintési joggal,
c) a kérelmező a hiánypótlást tájékoztatás ellenére nem teljesíti.

Ha a levéltáros a kérelmet elutasította, a kérelmező a döntés ellen annak kézhezvételtől számított 15 napon belül jogorvoslattal élhet a MOKK elnökénél, aki arról 8 napon belül döntést hoz.

d) A Közjegyzői Levéltár eljárásáért fizetendő díjak
A Közjegyzői Levéltárban kezelt okiratokról és iratokról készített hiteles másolat, kivonat és bizonyítvány díja, az iratbetekintési jogosultág vizsgálata a közjegyzői díjszabásról szóló 22/2018. (VIII. 23.) IM rendelet alapján kerül felszámításra: A levéltári eljárás előkészítésének és lefolytatásának díja 7700,-Ft/óra a rendelet 12. §., 13. § és 18. § (1) bekezdése alapján. A rendelet 6. § bb) pontja szerint a munkadíjnak a kétszeresét kell felszámítani, ha az ügy különösen terjedelmes, bonyolult, nehéz jogi megítélésű.
A rendelet 33. § (1) és (7) bekezdése alapján a hiteles másolat elkészítésének díja oldalanként 1200,- Ft. Az egyszerű (nem hiteles) másolatok elkészítésének díja a rendelet 33. § (7) bekezdésére és 17. § (1) bekezdésére figyelemmel oldalanként 150,- Ft, ha pedig az oldal tartalma kizárólag vagy túlnyomórészt számokból áll vagy idegen nyelvű, oldalanként 300,- Ft.

A fenti díjak személyes átvétel esetén a Közjegyzői Levéltárban, készpénzben vagy bankkártyával előre fizetendők, postai kézbesítésnél a Levéltár által előre megküldött számviteli bizonylat kiegyenlítése révén kerülnek megfizetésre.
Hitelintézetek, pénzintézetek részére való postai kézbesítés esetén az eljárási költségek kiegyenlítése banki átutalással is történhet, a Közjegyzői Levéltár által megküldött átutalási számviteli bizonylatnak megfelelően.
Közjegyzők részére díjmentes a másolatkiadás, amennyiben az okiratot/iratot saját felhasználásra, hivatalból indult eljáráshoz kérik (pl. hagyatéki eljárás esetén). Az ügyfelek kérelme alapján, a közjegyző továbbításával benyújtott kérelemben foglalt hiteles másolatot, kivonatot vagy bizonyítványt a levéltár a közjegyző vagy az ügyfél részére kiszámlázza. (A kérelem közjegyző általi továbbításáról lásd a fenti c) pontot.)