1.1 Allgemeines

Im juristischen Denken des kontinentaleuropäischen Rechtskreises verfügt ein Notar immer über einen juristischen Abschluss, er beglaubigt, errichtet Zeugnisse, und beurkundet Rechtsgeschäfte. Aus der Rechtsstellung des Notars folgt, dass seine Urkunden öffentliche Urkunden sind. Die Errichtung von öffentlichen Urkunden ist gesetzlich geregelt. Werden die gesetzlich vorgeschriebenen Formerfordernisse nicht beachtet, ist die betreffende Urkunde keine Urkunde, was in gewissen Fällen sogar zur Ungültigkeit des beurkundeten Rechtsgeschäfts führen kann. Auch die Errichtung von öffentlichen Urkunden ist ein Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit. Es ist eigentlich atypisch, weil es nicht mit einem Beschluss, sondern mit der Urkunde selbst abgeschlossen wird. Die Klienten ersuchen den Notar schriftlich, ihnen eine notarielle Urkunde zu errichten. Der Notar hat die Errichtung ohne Ermessen vorzunehmen, es sei denn, die Klienten bezwecken damit einen Gesetzesverstoß oder Umgehung eines Gesetzes. Über die Verweigerung der Mitwirkung hat der Notar einen Beschluss zu fassen, gegen den der Rechtsweg zum Gerichtshof offen ist. Auf Ansuchen der Klienten kann der Notar die erstellte Urkunde durch einen Beschluss berichtigen, wenn darin ein Schreibfehler vorhanden ist. Gegen diesen Beschluss ist der Rechtsweg zulässig.

1.2 Geschäftsbeurkundungen

Eine Geschäftsurkunde beweist mit öffentlichem Glauben die Tatsache der Willenserklärungen über das Rechtsgeschäft. Der Notar prüft sorgfältig die Identität des/der Klienten, er versteht seinen/ihren Willen und setzt dementsprechend eine Urkunde auf. Die Urkunde ist dem Klienten in jedem Fall vorzulesen und zu erklären.

Beim Vorlesen kann sich der Notar Mitwirkender bedienen, wie z. B. Dolmetscher oder Gebärdensprachdolmetscher. Die persönliche Anwesenheit beim Vorlesen ist eine unabdingbare Voraussetzung der Gültigkeit. Eine notariell beurkundete Verpflichtung, wenn sie dem § 23/A des Vollstreckungsgesetzes entspricht, ist ohne streitigen Prozess vollstreckbar, die Urkunde hat also Urteilskraft.

1.3 Beglaubigungen und sonstige einfache Zeugnisse

In einer Feststellungsurkunde bezeugt der Notar mit öffentlichem Glauben das Bestehen einer rechtsrelevanten Tatsache in Form einer Niederschrift oder eines Vermerks. Er berichtet dabei über seine eigenen Wahrnehmungen. Eine Feststellungsurkunde muss nicht unbedingt dem Willen der Parteien entsprechen, aber ihre Glaubwürdigkeit besteht gerade darin, dass sie gegebenenfalls auch für den Antragssteller nachteilige Tatsachen feststellt. Die Bedeutung der Feststellungsurkunde beruht auf ihrer besonderen Beweiskraft als öffentliche Urkunde. Sie hat grundsätzlich zwei Erscheinungsformen: Tatsachenfeststellung als Vermerk oder als Niederschrift.

1.3.1 Niederschriften

Feststellungsurkunden wurden ursprünglich als Niederschriften aufgesetzt, die ihrer Form nach einem Gerichtsprotokoll ähnlich sind. Alle Zeugnisse, bei denen das Gesetz ausdrücklich verbietet, sie als Vermerk zu erteilen, sind in Form einer Niederschrift aufzusetzen. Feststellungsurkunden in Form einer Niederschrift sind sehr verbreitet. Klassische Beurkundungen in Niederschrift sind: Mitteilung einer Erklärung oder eines Bescheids, Beurkundung einer Beratung und Beschlüsse, Wechsel-, Scheck- oder Wertpapierprotest, aber auch die Beurkundung eines Probekaufs, einer Leistung oder eben des Unterbleibens einer Leistung. Auch über Verlosungen und Auslosungen werden Niederschriften aufgenommen, wobei die öffentliche Meinung den Notar als Sicherheit für einen ehrlichen Ablauf betrachtet.

1.3.2 Vermerke Erteilung der Vollstreckungsklausel

Das Notargesetz bestimmt, welche Zeugnisse in Form eines Vermerks erteilt werden können. Das ist das Ergebnis einer historischen Entwicklung, denn vor einem halben Jahrhundert mussten diese Zeugnisse noch als Niederschriften abgefasst werden. Da sie aber in einer großen Zahl und immer mit der gleichen Struktur errichtet werden, wurden sie zu Vermerken vereinfacht.

Vermerke:

a) über Übereinstimmung einer Abschrift mit der vorgelegten Urkunde,

b) über Richtigkeit einer Übersetzung,

c) über Echtheit einer Unterschrift oder eines Handzeichens,

d) über Zeitpunkt der Vorlag einer Urkunde,

e) über Inhalt eines Registers mit öffentlichem Glauben.

Außer den oben genannten Fällen darf der Notar kein Zeugnis in Form eines Vermerks erteilen.